Nov. 16, 2023, 8:24 a.m.

Kendala Peralihan ke Software Klinik Serta Solusi Mengatasinya

Tidak mudah untuk segera melakukan pemerataan implementasi teknologi software klinik di Indonesia. Menurut berita Kemenkes yang melakukan survei oleh Persatuan Rumah Sakit Indonesia (PERSI) pada bulan Maret 2022 menemukan bahwa dari 27.659 klinik kesehatan di Indonesia yang terdiri dari klinik pratama, klinik dokter praktik mandiri, klinik gigi, klinik kecantikan, optik, hingga puskesmas, baru 40% saja yang telah menerapkan teknologi software klinik. Fakta ini menunjukan bahwa masih banyak rumah sakit yang harus beralih ke teknologi software klinik.

Pada dasarnya, sebagian besar tantangan dalam implementasi software klinik muncul akibat kebiasaan atau perilaku stakeholder, hingga permintaan pasar yang terus berubah-ubah. Di mana masalah non-teknis menjadi poin utama selama proses mentransformasikan perangkat digital di klinik. Berikut hambatan umum yang dihadapi klinik saat proses implementasi software klinik.

Kendala Klinik dalam Peralihan ke Software Klinik

1. Kendala Biaya hingga Terbiasa Sistem Manual
   Proses layanan kesehatan yang masih menjalankan sistem manual menjadi hambatan yang sudah berlangsung lama. Bahkan di era modern seperti sekarang, masih banyak klinik yang menghadapi hambatan yang sama. Hal ini menimbulkan kurangnya standarisasi dokumentasi serta implementasi teknologi informasi dan komunikasi oleh pemerintah yang berwenang.
   
   Banyak klinik yang masih menggunakan sistem manual karena berbagai alasan, salah satunya karena biaya yang sering dianggap mahal. Padahal biaya penggunaan sistem mampu menghemat biaya lainnya seperti biaya membeli refill tinta, refill kertas hingga biaya cetak formulir kertas.
   
   Bagi klinik yang masih berjuang dalam transformasi manual ke sistem digital, pasti merasa kesulitan karena telah terbiasa input data dan menyimpan dokumen pasien secara manual. Oleh sebab itu, pelatihan karyawan sangat penting dilakukan untuk membentuk kebiasaan baru, sehingga perlahan karyawan dapat terbiasa dengan sistem baru.
    
2. Konektivitas
   Konektivitas antara pihak institusi kesehatan dengan mitra dalam proses pelayanan seperti BPJS, laboratorium dan asuransi juga dianggap belum optimal. Setiap mitra memiliki sistem masing-masing yang tidak saling terhubung. Tentu saja, klinik membutuhkan aplikasi yang mampu/dapat menghubungkan para mitra tersebut secara online.
   
   Penggunaan software yang tidak saling terintegrasi akan membuat pelayanan klinik kurang efektif, misal pasien gigi ingin memakai BPJS namun belum terhubung dengan sistem BPJS. Tentu saja solusinya adalah konektivitas sistem informasi yang harus terintegrasi dengan sistem rekanan seperti BPJS atau asuransi. 
    
3. Kesiapan Staf Klinik dalam Digitalisasi
   Transformasi dari sistem manual ke sistem digital tentu akan mempengaruhi kesiapan Sumber Daya Manusia di klinik, seperti staf admin, staf apoteker, hingga bagian keuangan. Hambatan ini masih dialami di banyak klinik di Indonesia, oleh karena itu pelatihan dalam penggunaan software perlu dilakukan agar dapat merasakan memanfaat secara maksimal.
   
   Dimana software klinik yang bertugas untuk memudahkan alur kerja, tidak hanya untuk pasien dalam proses pengobatan, melainkan juga untuk staf klinik yang menjalankan operasional klinik. 
    
4. Fitur Terbatas dan Tidak Sesuai Kebutuhan
   Masih banyak software klinik yang belum dapat memenuhi kebutuhan operasional klinik, karena software klinik yang digunakan memiliki fitur terbatas. Imbasnya, klinik harus menjalankan sistem elektronik secara parsial atau menggabungkan sistem manual dan sistem digital (sistem semi manual).
   
   Jika sistem semi manual dibiarkan, hal ini akan menimbulkan masalah baru yang lebih besar. Karena itu, penting bagi klinik menyusun strategi dan menetapkan SOP penggunaan software sehingga tidak menjadi beban bagi dokter dan staf klinik dalam bekerja.

Solusi Mengatasi Kendala Implementasi Software Klinik

Disaat kendala muncul, tentu ada solusi dalam mengatasi hambatan yang timbul. Berikut beberapa solusi mengatasi kendala dalam implementasi software klinik :

1. Siapkan Biaya
   Saat ini penggunaan sistem kesehatan konvensional masih marak digunakan. Hal ini dikarenakan rumah sakit atau klinik enggan untuk menginvestasikan proses operasionalnya menggunakan perangkat digital. Untuk itu, penting sekali bagi Anda untuk mempersiapkan biaya dalam proses peralihan ke sistem digital.
   Dalam implementasi software klinik, Anda akan membutuhkan internet, device seperti laptop atau komputer, dan yang terpenting biaya untuk menyewa atau membangun software klinik. Sebelum Anda tertipu dengan vendor “nakal”, sebaiknya Anda mencari tahu harga software klinik di pasaran.
    
2. Pilih Software Klinik dengan Fitur Lengkap
   Pilihlah software klinik yang dapat mendukung seluruh keperluan kinerja klinik Anda. Saat ini banyak vendor software klinik yang menerima kostum fitur, seperti integrasi BPJS dan Satu Sehat.
    
3. Pilih Software Klinik Aman
   Kepastian bahwa software klinik terlindungi adalah salah satu elemen terpenting dalam proses digitalisasi klinik. Pastikan sistem yang Anda gunakan telah disetujui oleh pemerintah, karena akan banyak informasi pasien yang diolah, maka ketika Anda memilih software klinik, Anda harus memastikan bahwa vendor yang membuat software tersebut sudah terpercaya.
    
4. Pilih Software Klinik Sesuai Kebutuhan
   Memilih software klinik tidak boleh sembarang. Anda harus bisa memilih sistem yang dapat memenuhi kebutuhan operasional klinik. Anda juga perlu menyesuaikan kebutuhan klinik dengan fitur yang disediakan vendor. Jika klinik Anda menerima pasien BPJS, pastikan sistem elektronik klinik yang Anda pilih dapat diintegrasikan ke BPJS. Dan jika klinik Anda perlu software dengan penjelasan Bahasa Indonesia, pastikan software kliniknya menyediakan dalam bahasa Indonesia sebagai bahasa pengantarnya.
   
   Ermedix menyediakan software klinik siap pakai agar transformasi digital pada fasilitas kesehatan Anda terkendali dan terlaksana tanpa hambatan. Eramedix dapat melakukan kostum fitur untuk menyesuaikan dengan proses bisnis klinik yang Anda inginkan. Segera hubungi kami untuk mendapatkan penawaran layanan Eramedix.